При выполнении плановых показателей 2008 года деятельность Алатырского городского архива была направлена на реализацию основных направлений развития архивного дела и руководствовалась: Законом Чувашской Республики «Об архивном деле в Чувашской Республике» от 30.03.2006 №3, целевой программой «Культура Чувашии» на 2006-2010 годы, Регламентом государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 №11, программой «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006-2010 гг.», решением коллегии Госкомархива Чувашии от 23.04.2004 №2/1 «О состоянии государственного учета документов Архивного фонда Чувашской Республики и мерах по его совершенствованию», информационно-методическими бюллетенями и другими методическими документами отдела архивов Минкультуры Чувашии.
Согласно структуре администрации на 2008 год Алатырский городской архив по-прежнему входит в структуру отдела культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела администрации города Алатыря.
Архив возглавляет заместитель начальника отдела культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела администрации города Алатыря.
В настоящее время решается вопрос о создании городского муниципального архива.
1. Обеспечение сохранности и учет документов Архивного фонда
Чувашской Республики.
По утвержденной программе обеспечения сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики в Алатырском городском архиве в 2008 году проделана следующая работа:
1. Приобретены расходные материалы: обложки дел, бумага, папки, архивные бланки.
2. Произведен ремонт пожарной сигнализации в помещении архива, установлены современные датчики.
3. Произведен замер сопротивления электропроводки в помещениях архива.
4. Смонтированы дополнительные стеллажи для хранения документов, длина стеллажных полок увеличилась всего на 21 погонный метр, в том числе металлических – 21 п.м.
5. Приобретен дополнительный огнетушитель ОП-4(З).
6. Произведена пропитка экранов и полок деревянных стеллажей специальным огнезащитным составом.
7. Заключен договор с ВДПО на обслуживание пожарной сигнализации.
8. В течение года было улучшено физическое состояние ( произведена простейшая реставрация) документов фонда №37 «Сурское районное управление» и фонда № 84 «Алатырская швейная фабрика ЧПО «Рассвет» - всего 60 ед. хр.).
9. Температурно-влажностный режим архивохранилища соответствует норме, помещение периодически проветривалось и обеспыливалось. Регулярно один раз в месяц проводились санитарные дни.
10. Соблюдались нормативные требования к искусственному освещению, световой режим поддерживался в пределах нормы.
11. При поступлении новых документов они размещались в архивохранилище согласно принятой ранее схеме, на стеллажах закреплялись указатели.
12. Систематически велась картотека фондов с указанием на карточках места хранения документов ( номер стеллажа).
13. Испорченные ярлыки своевременно заменялись новыми.
14. Вносились текущие изменения в учетные документы в связи с изменением в составе фондов в результате новых поступлений.
15. Составлен паспорт Алатырского городского архива по состоянию на 01.01.2009, пояснительная записка к нему, а также сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
16. Во временное пользование организациям выдано 33 дела, исследователям для поиска необходимой информации выдано 800 дел, после использования этих дел проводилась их подкладка и проверка количества листов в деле.
17. Проведена сверка карточек фондов, внесены необходимые дополнения и уточнения.
18. Закартонированы документы архивного фонда № 185 «Алатырская межрайонная прокуратура» в количестве 100 дел.
19. Проведена проверка наличия и состояния дел 1-го фонда - №21 «Алатырское педагогическое училище Народного комиссариата просвещения» за 1919-1940 гг. в объеме 162 дел.
20. Выверка комплекса учетных документов сделана в 6-ти фондах:
- № 133 «Профессиональное училище №3 г. Алатырь»;
- № 170 «Отдел по физической культуре, спорту и туризму администрации г. Алатырь»;
- № 159 «Алатырское производственное объединение «Культбыттовары» ;
- № 7-Л «Домоуправления города Алатыря»;
- №174 «Расчетно-кассовый центр Национального банка Чувашской Республики»;
- № 122 «Алатырский городской архив».
2. Формирование Архивного фонда Чувашской Республики.
Организационно-методическое руководство ведомственными
архивами и организацией документов в делопроизводстве
учреждений, организаций и предприятий.
В течение 2008 года согласовано 7 номенклатур дел организаций и учреждений – источников комплектования архива.
За 2008 год принято на хранение в архив 3270 ед. хр., из них – 367 ед. хр. управленческой документации и 2903 ед. хр. документов по личному составу. Это документы 11-ти организаций и учреждений, 4 из которых являются источниками комплектования Алатырского городского архива. Передали в архив документы на хранение следующие организации:
- Муниципальное унитарное кинозрелищное предприятие «Октябрь» за 1933-2004 гг. в количестве 58 дел по л.с. – фонд № 25-Л;
- Профессиональное училище №3 г. Алатырь за 1997-2003 гг. в количестве 87 дел п.х. – фонд № 133;
- Отдел по физической культуре, спорту и туризму администрации г. Алатырь за 1995-2003 гг. в количестве 125 дел п.х. – фонд № 113;
- Муниципальное унитарное Алатырское городское парикмахерское предприятие «Вернисаж» за 1992-2007 гг. в количестве 16 дел по л.с. – фонд № 46-Л;
- Алатырский механический завод – филиал ОАО «Российские железные дороги» за 1947-2008 гг. в количестве 2505 дел ( 27 дел п.х., 2478 дел по л.с.) – фонд № 29;
- Алатырское производственное объединение «Культбыттовары» за 1957-1994 гг. в количестве 220 дел по л.с. – фонд № 159;
- Алатырское домоуправление №5 за 1993-2003 гг. в количестве 14 дел по л.с. – фонд № 7-Л;
- ГУП «Алатырьгаз» - дочернее предприятие ГУП «Чувашгаз» за 1966-2000 гг. в количестве 111 дел по л.с. – фонд № 52-Л;
- Расчетно-кассовый центр г. Алатырь за 1996-2003 гг. в количестве 92 дел п.х. – фонд № 174;
- МУП «Алатырьбыттехника» за 1991-2008 гг. в количестве 6 дел по л.с. – фонд № 14-Л;
- Алатырский городской архив за 2002-2007 гг. в количестве 36 дел п.х. – фонд № 122.
При приеме документов в городской архив составлялся акт приема-передачи
документов, вносились изменения в карточки фонда. Качество поступивших документов удовлетворительное, все дела переплетены либо подшиты в картонные обложки, подписаны, листы пронумерованы, заверительные листы оформлены.
Утверждены ЭПК отдела архивов Министерства культуры Чувашской Республики описи 5-ти организаций в количестве 217 дел ( все организации являются источниками комплектования городского архива). Это описи дел постоянного хранения:
- Отдела культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела администрации города Алатыря за 2003-2006 гг. в объеме 35 дел;
- Отдела здравоохранения администрации города Алатыря за 2003-2006 гг. в объеме 46 дел;
- Финансового отдела Министерства финансов Чувашской Республики в Алатырском районе и г. Алатырь за 2005-2007 гг. в объеме 63 дел;
- Алатырской межрайонной прокуратуры за 2007 г. в объеме 37 дел;
- Алатырского городского архива за 2002-2007гг. в объеме 36 дел.
В целях контроля над организацией делопроизводства и обеспечением
ведомственной сохранности документов в организациях – источниках комплектования архива проведено 7 проверок, в том числе 2 комплексные, 3 тематические и 2 контрольные. По результатам комплексных проверок проведено 2 совещания в организациях города, даны рекомендации по улучшению делопроизводства и архивного дела.
Принимались меры по внедрению в организациях нормативно-методических документов: инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архиве и экспертных комиссиях. Из 29-ти организаций – источников комплектования имеют номенклатуры дел – 23, инструкции по делопроизводству – 24, отдельные помещения для хранилищ документов – 18, штатных работников, занимающихся ведомственными архивами – 4.
В течение года проведено 5 заседаний ЦЭК при администрации г. Алатырь. На заседаниях рассматривались номенклатуры дел организаций и учреждений – источников комплектования , описи дел ликвидированных предприятий.
Дано 39 консультаций для лиц , ответственных за архив и делопроизводство в организациях, учреждениях и предприятиях – источниках комплектования по вопросам составления номенклатуры дел, описей дел, исторических справок, актов о выделении к уничтожению, положений о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, а также по вопросам подшивки и оформления дел для последующей передачи их на хранение в городской архив.
С целью осуществления контроля над обеспечением сохранности документов на стадии ведомственного хранения проведены посещения 7-ми наблюдательных организаций. В ходе этих посещений оказывалась методическая и практическая помощь лицам, ответственным за ведомственные архивы в проведении экспертизы ценности документов, их отборе для хранения или уничтожения.
В истекшем году фактов утраты документов в организациях не выявлено.
Проведена паспортизация ведомственных архивов по состоянию на 01.12.2008, составлены сводная таблица и сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования.
В течение года составлялись квартальные отчеты, годовой отчет за 2008 год и план на 2009 год со всеми приложениями, паспорт Алатырского городского архива.
3. Создание информационно-поисковых систем.
Научная информация и использование документов.
В течение 2008 года проведена работа по внесению данных в ПК «Архивный фонд» , внесено 90 фондов и 133 описи.
Всего в течение 2008 года в архиве проведено 3 экскурсии: экскурсия по архиву «Архивное дело. Направления архивной работы» для студентов Алатырского техникума железнодорожного транспорта и экскурсии « История архивного дела. Алатырский городской архив» для учащихся старших классов городских школ.
Работниками Алатырского городского архива совместно с сотрудниками Алатырского краеведческого музея в школах и техникумах города проведены 2 заочные экскурсии по городу «Знакомьтесь: Алатырь». Рассказ об истории города, связанной с названиями улиц, а также о городских памятниках истории, культуры и градостроительства иллюстрировался показом документов из фондов архива и фотографиями из музейных фондов.
Проведена архивная практика для студентов 3-го курса исторического факультета Алатырского филиала ЧГУ. Для них проведена экскурсия по архиву и два архивных урока на темы « Основные направления архивной деятельности» и «Архивный фонд. Работа с архивными документами». На практических занятиях студенты работали с архивными документами, по материалам которых составляли справки по истории того или иного предприятия, учреждения.
В архиве работали с документами 11 человек, выдано для просмотра 833 дела.
К празднованию Дня архивов подготовлена и проведена радиопередача, освещающая важнейшие моменты и проблемы работы Алатырского городского архива.
Празднованию 85-летия архивной службы Чувашии, города Алатыря и Алатырского района посвящены опубликованные в местной газете статьи: «Хранилища документов прошлого», рассказывающая об истории возникновения архивной службы в Чувашской Республике и городе Алатыре, и статья «Архивы и архивисты», представляющая архивную службу Алатыря в лицах, т.е. рассказывающая о людях, посвятивших себя архивному делу.
90-летию архивной службы России посвящена выставка архивных документов и фотоматериалов, подготовленная совместно работниками Алатырского городского архива и Алатырского краеведческого музея.
Выставка состояла из 3-х разделов:
1 раздел – «Алатырь – древний и молодой» :
ведущими экспонатами являются фотография здания бывшего казначейства, в котором с 1944 по 1989 гг. размещались Алатырский городской и районные архивы, фотографии зданий, в которых размещены Алатырские архивы сейчас. В качестве иллюстративного материала использованы фотографии и почтовые карточки с видами зданий и улиц Алатыря XIX-XX вв., дающие возможность в ходе экскурсии по выставке ознакомить слушателей с историей города.
2 раздел - «Архивная служба Алатыря в лицах» :
ведущими экспонатами являются фотопортреты архивных работников Алатыря разных лет, коллективные фотографии участников курсов и семинарских занятий архивистов. В качестве иллюстративного материала использованы наградные грамоты архивных работников и их личные награды.
3 раздел – «Документы рассказывают» :
ведущими экспонатам являются информационные бюллетени Центрархива РСФСР за 1926-1927 гг., подписка архивариуса Алатырского Уисполкома Казакова о неразглашении секретных документов, выданная им Спецотделу ОГПУ в 1926 г., письмо Ульяновского Губархбюро о передаче Управлению Центрархива Чувашии архивных фондов по Алатырю и Алатырскому уезду за 1927 г., циркуляры, присланные Главархивом Чувашской АССР Алатырскому архивному бюро. В качестве иллюстративного материала – обложки старых дел, рукописные сдаточные описи и пр.
Всего экспонировалось 38 предметов, в том числе документы, фотографии, значки и медали.
В июне 2008 г. работники архива оказывали помощь в предоставлении ретроспективной информации съемочной группе ГТРК «Санкт-Петербург» при проведении съемок телепрограммы для цикла «Письма из провинции». Основой программы является повесть Евгения Замятина «Алатырь». Программа вышла в эфир осенью 2008 года.
10 марта 2008 г. в городском архиве был проведен День открытых дверей.
По нормативно-методическим вопросам Алатырский городской архив взаимодействует с отделом архивов Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики.
В течение 2008 года зав. архивом изучала законы Российской Федерации и Чувашской Республики, указы президентов России и Чувашии, документы Госдумы Российской Федерации и Госсовета Чувашской Республики, справочно-информационные и методические материалы.
Принимала участие в совещаниях и заседаниях администрации города.
Делопроизводство архива вела согласно инструкции.
Оформлена подписка на 1-е полугодие 2009 года на журнал «Отечественные архивы», а также местные газеты «Алатырские вести» и «Спутник АСТ».
Заместитель начальника отдела культуры,
по делам национальностей, информационной
политики и архивного дела
22.12.2008